EL SECRETARIADO EN LA ACTUALIDAD

El secretariado ejerce una actividad de enorme importancia dentro del ámbito comercial, mercantil, administrativo y de ejecución; por que es un asistente ejecutivo que posee el dominio completo de las técnicas de la oficina que demuestra capacidad para asumir responsabilidad que su jefe le ha delegado, con gran iniciativa en las labores diarias, aplicando el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos cotidianos y tomando decisiones dentro del margen de autoridad que se le ha asignado.

Por ello es indispensable que el secretario posea capacidades intelectuales, disposición dinámica, seguridad personal, criterio adecuado y personalidad, etc.

Acorde en las funciones y características peculiares de la actividad que puede desempeñar el secretario, puede clasificarse en Secretario Ejecutivo, Administrativo, Comercial, Bilingüe, Computacional, etc.

SECRETARIADO EJECUTIVO: Constituye un elemento de mayor importancia en cuanto a la mayor responsabilidad, ingerencia y autoridad que posee en el manejo de los asuntos, negocios y actividades propias de una empresa o entidad. Actúa a nombre propio y a nivel de jefatura en las diversas acciones dinámicas como: compra, venta, contrataciones, etc.

Posee una formación idónea, conociendo de la redacción, administración de personal y empresa, técnicas de oficina, publicidad, derecho comercial y derecho administrativo, relaciones públicas, relaciones humanas y un elevado grado cultural.

Por su formación y calidad laboral resulta un elemento importante en la forma y toma de decisiones, organización y planificación de la empresa. En suma es un ejecutivo más.

SECRETARIADO ADMINISTRATIVO: Es el funcionario que asesora al jefe el las decisiones laborales y actividades administrativas de una empresa o servicio público, semifiscal o municipal.

Maneja la correspondencia, archiva, informa, atiende el público, conecta al jefe con otros funcionarios, etc.

SECRETARIO COMERCIAL: Es la persona que colabora y asesora en las actividades mercantiles, comerciales o profesionales a su jefe inmediato. Completamente las labores, sugiere y actúa en nombre de su jefe o superior. Debe poseer una preparación técnica y profesional adecuada  a sus funciones, redactar eficientemente la correspondencia comercial y de otra índole; manejar las comunicaciones en forma expedita; tener habilidad y destreza dactilográfica y taquigráfica.

SECRETARIADO BILINGÜE: Es el secretario poseedor de una adecuada preparación técnica, domina los idiomas, que emplea que cada una de sus labores peculiares: Castellano-ingles, castellano-francés, castellano-alemán, etc.

SECRETARIADO RECEPCIONISTA: Las cualidades más sobresalientes que posee el secretario recepcionista es la cortesía, la amabilidad; además de un amplio conocimiento de las relaciones públicas, pues mantiene un contacto directo con el público.

SECRETARIADO DACTILOGRAFO: Debe ser un experto mecanografiar todo tipo de documento que circula dentro de la empresa, al igual que la que envía al exterior.

SECRETARIADO TAQUIGRAFO: Es la persona diestra en el manejo de tomar notas al momento en que la persona las dicta. Las notas son tomadas en algunos de los sistemas taquigráficos conocidos.

SECRETARIADO COMPUTACIONAL: Debe ser experto en esta área, porque además de manejar la correspondencia interior como al exterior, debe conocer y trabajar archivos y sistemas computacionales que posea la empresa.