El vestuario
es el encargado de destacar las mejores cualidades físicas de las personas,
pero éste debe ser de acuerdo al tipo de trabajo o actividad.
Para vestir
bien es necesario aprender a comprar y no comprar en forma compulsiva, para
esto se debe elegir lo adecuado, combinando colores, prendas según su estilo,
rasgos físicos, dictados de la moda y accesorios para formar un conjunto
agradable y de buen gusto.
Al elegir
una prenda de vestir se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
a)
La estatura, el peso, las proporciones y entorno facial, que limitan lo que le
sienta bien a una persona.
b)
Para elegir la ropa adecuada, debe conocer su tipo: alta, baja, delgada, peso
medio, etc.
c)
Un traje de un color alarga la figura.
d)
Los tonos pasteles proporcionan un aire delicado y refinado.
e)
La combinación de dos colores, en contraste, acortan la figura y la hacen
parecer más baja y ancha.
f)
Las líneas verticales alargan la figura y la hacen ver más delgada.
g)
Las líneas horizontales dan la sensación de anchura y acortan la figura.
Consideraciones
especiales que se deben tener con su ropa y accesorios antes de usarlos:
La ropa debe estar limpia y bien planchada.
Repasar los botones o pegarlos cuando se han soltado.
Cepillar diariamente las chaquetas o ropa gruesa.
Lustrar y limpiar los zapatos diariamente.
Revisar tapillas y cordones.
Tenga calcetines y/o pantys en colores apropiados a sus tenidas.
Deje su ropa ordenada diariamente, para que cuando la vuelva a necesitar la
EL SECRETARIADO EN LA ACTUALIDAD
El
secretariado ejerce una actividad de enorme importancia dentro del ámbito
comercial, mercantil, administrativo y de ejecución; por que es un asistente
ejecutivo que posee el dominio completo de las técnicas de la oficina que
demuestra capacidad para asumir responsabilidad que su jefe le ha delegado, con
gran iniciativa en las labores diarias, aplicando el sentido común para emitir
un juicio acertado en los asuntos cotidianos y tomando decisiones dentro del
margen de autoridad que se le ha asignado.
Por ello es
indispensable que el secretario posea capacidades intelectuales, disposición
dinámica, seguridad personal, criterio adecuado y personalidad, etc.
Acorde en
las funciones y características peculiares de la actividad que puede desempeñar
el secretario, puede clasificarse en Secretario Ejecutivo, Administrativo,
Comercial, Bilingüe, Computacional, etc.
SECRETARIADO
EJECUTIVO: Constituye
un elemento de mayor importancia en cuanto a la mayor responsabilidad, ingerencia
y autoridad que posee en el manejo de los asuntos, negocios y actividades
propias de una empresa o entidad. Actúa a nombre propio y a nivel de jefatura
en las diversas acciones dinámicas como: compra, venta, contrataciones, etc.
Posee una
formación idónea, conociendo de la redacción, administración de personal y
empresa, técnicas de oficina, publicidad, derecho comercial y derecho
administrativo, relaciones públicas, relaciones humanas y un elevado grado
cultural.
Por su
formación y calidad laboral resulta un elemento importante en la forma y toma
de decisiones, organización y planificación de la empresa. En suma es un
ejecutivo más.
SECRETARIADO
ADMINISTRATIVO: Es el
funcionario que asesora al jefe el las decisiones laborales y actividades
administrativas de una empresa o servicio público, semifiscal o municipal.
Maneja la
correspondencia, archiva, informa, atiende el público, conecta al jefe con
otros funcionarios, etc.
SECRETARIO
COMERCIAL: Es la
persona que colabora y asesora en las actividades mercantiles, comerciales o
profesionales a su jefe inmediato. Completamente las labores, sugiere y actúa
en nombre de su jefe o superior. Debe poseer una preparación técnica y
profesional adecuada a sus funciones, redactar eficientemente la
correspondencia comercial y de otra índole; manejar las comunicaciones en forma
expedita; tener habilidad y destreza dactilográfica y taquigráfica.
SECRETARIADO
BILINGÜE: Es el
secretario poseedor de una adecuada preparación técnica, domina los idiomas,
que emplea que cada una de sus labores peculiares: Castellano-ingles,
castellano-francés, castellano-alemán, etc.
SECRETARIADO
RECEPCIONISTA: Las
cualidades más sobresalientes que posee el secretario recepcionista es la
cortesía, la amabilidad; además de un amplio conocimiento de las relaciones
públicas, pues mantiene un contacto directo con el público.
SECRETARIADO
DACTILOGRAFO: Debe ser
un experto mecanografiar todo tipo de documento que circula dentro de la
empresa, al igual que la que envía al exterior.
SECRETARIADO
TAQUIGRAFO: Es la
persona diestra en el manejo de tomar notas al momento en que la persona las
dicta. Las notas son tomadas en algunos de los sistemas taquigráficos
conocidos.
SECRETARIADO
COMPUTACIONAL: Debe ser
experto en esta área, porque además de manejar la correspondencia interior como
al exterior, debe conocer y trabajar archivos y sistemas computacionales que
posea la empresa.
EL PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA
Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años. Qué buscan las empresas.
Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo.
Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de capacitación y el cuidado de la imagen personal.
Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez actitudinal: la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las tareas son cualidades importantes. También suma valor el poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con la facilidad para coordinarlas.
CARACTERÍSTICAS DEL PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA
Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.
Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.
En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las búsquedas.
Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.
MISIÓN DE LA SECRETARIA
Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas,
además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.
PERFIL DE LA SECRETARIA
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
- Excelente redacción y ortografía
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
- Persona proactiva y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempeñarse eficientemente en su Área.
- Aptitudes para la Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinámica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
FUNCIONES DE UNA SECRETARIA
Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
- Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
- Mejora y aprendizaje continúo.
IMAGEN DE ÉXITO
La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los sgtes elementos:
- Conocimientos.
- Valores.
- Modales.
- Personalidad.
- Tacto.
- Humildad y Sencillez..
VESTIMENTA PROFESIONAL
Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:
- Ropas de brillo.
- Sandalias demasiados altos.
- Faldas cortas y muy ajustadas.
- Ropas transparentes.
- Escotes.
- Zapatos dorados o plateados.
- Maquillaje recargado.
- Accesorios grandes y muy llamativos.
EL ÉXITO DEL BUEN VESTIR DEPENDERÁ DE LOS SGTES. FACTORES:
Código de vestimenta corporativa.
- Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas, pantalón, blusa y falda.
- Telas lavables, suaves y sin arrugas.
- Combinación de zapatos y carteras.
- Colores básicos.
- Coordinación de accesorios.
La combinación y coordinación de los elementos de la vestimenta es un arte y debe reflejar profesionalismo, cultura corporativa y compromiso con el cliente.
