PERFIL DE LA SECRETARIA

                   

EL PERFIL DE LA SECRETARIA MODERNA  


EL PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA 
Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años. Qué buscan las empresas. Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo. Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de capacitación y el cuidado de la imagen personal. Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez actitudinal: la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las tareas son cualidades importantes. También suma valor el poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con la facilidad para coordinarlas.

CARACTERÍSTICAS DEL PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA


Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados. Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales. En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las búsquedas. Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.

MISIÓN DE LA SECRETARIA

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas,
además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

PERFIL DE LA SECRETARIA

 Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:- Buena presencia. - Persona de buen trato, amable, cortés y seria. - Excelente redacción y ortografía - Facilidad de expresión verbal y escrita. - Persona proactiva y organizada. - Facilidad para interactuar en grupos. - Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet - Brindar apoyo a todos los departamentos. - Desempeñarse eficientemente en su Área. - Aptitudes para la Organización. - Buenas relaciones interpersonales. - Dinámica entusiasta. - Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones. - Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

 FUNCIONES DE UNA SECRETARIA

Ser puntual en todas sus actividades de funciones. - Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente. - Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos. - Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado. - Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa. - Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa. - Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos. - Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe. - Mejora y aprendizaje continúo.

IMAGEN DE ÉXITO

La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los sgtes elementos: - Conocimientos. - Valores. - Modales. - Personalidad. - Tacto. - Humildad y Sencillez..

 VESTIMENTA PROFESIONAL

 Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina: - Ropas de brillo. - Sandalias demasiados altos. - Faldas cortas y muy ajustadas. - Ropas transparentes. - Escotes. - Zapatos dorados o plateados. - Maquillaje recargado. - Accesorios grandes y muy llamativos.

EL ÉXITO DEL BUEN VESTIR DEPENDERÁ DE LOS SGTES. FACTORES:

 Código de vestimenta corporativa. - Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas, pantalón, blusa y falda. - Telas lavables, suaves y sin arrugas. - Combinación de zapatos y carteras. - Colores básicos. - Coordinación de accesorios. La combinación y coordinación de los elementos de la vestimenta es un arte y debe reflejar profesionalismo, cultura corporativa y compromiso con el cliente.